Courriels, tâches et agenda : ma méthode pour gérer mon flux d’activité

À la faveur d’un billet de Philippe Scoffoni sur sa façon de gérer ses courriels avec Thunderbird, et d’une formation sur la gestion du temps que j’ai suivie dans le cadre de mon travail, j’expérimente depuis plusieurs mois − temps suffisamment long pour aboutir à quelque chose de stabilisé − une « méthodologie » de gestion des courriels, de l’agenda et des tâches qui me permet de gagner en efficacité et en sérénité.

Avant de la présenter en détail, il me semble nécessaire d’en exposer les objectifs, dans la mesure où ceux-ci ne sont nécessairement partagés par tous, en tout cas, pas avec la même priorité.

Objectifs principaux

  • Être le plus possible maître de mon temps : limiter les moments où tout semble « déborder » ;
  • Avoir une vision claire des tâches que j’ai à réaliser, et de la temporalité associée. Par « vision claire », j’entends tout autant savoir à quel projet se rattache telle tâche, et de quelle « nature » elle est ;
  • Ne pas en oublier. C’est bête à dire, mais avec la pluralité des sources générant des tâches (courriels, réunions, demandes du patron…) le risque que certaines « passent à la trappe » et potentiellement élevé ;
  • Gagner en efficacité, en cessant de me perdre parmi un nombre important d’outils et logiciels, qui génère du temps de recherche de l’information éparpillée. Autrement dit, utiliser un outil, ou un ensemble d’outils intégrés.

Objectifs secondaires

  • Assurer le suivi des attentes. Attendre une réponse − et le cas échéant, relancer l’interlocuteur − est une tâche en soi qu’il ne faut pas négliger ;
  • Estimer le temps passé par projet (ce que je désignerai ensuite par time tracking). En ce qui me concerne, cela est une demande directe de la direction ;
  • Limiter un temps consacré au classement des courriels, que je trouvais bien trop long. On le verra, la solution consiste à… ne plus classer.

Par ailleurs, il y a des contraintes techniques à considérer. En ce qui me concerne, c’est l’obligation d’utiliser Windows et Outlook. Ce qui est développé ici doit cependant pouvoir être déployé, mutatis mutandis, avec d’autres outils, en particulier Thunderbird.

Présentation technique synthétique

La réponse à 3 des objectifs principaux préalablement présentés (les 3 derniers de la liste) consiste essentiellement à faire de l’outil « Tâches » d’Outlook le centre névralgique de l’organisation : c’est, en entrée, le lieu où doivent être inscrites toutes les tâches à effectuer et, en sortie, le lieu depuis lequel leur réalisation doit être effectuée ou, au minimum, renseignée. Je l’ai déjà évoqué, mais en entrée, les sources de tâches sont potentiellement nombreuses. J’en distinguerais trois grandes formes :

  • les courriels ;
  • les réunions avec des partenaires, les points avec ses collègues ou la direction, globalement tout échange téléphonique ou en face à face ;
  • soi-même : les tâches qu’on identifie lors de la réalisation d’une autre tâche, d’une idée personnelle, d’une lecture diverse…

En sortie, il s’agit à la fois de planifier l’exécution des tâches − donc de les basculer vers l’outil agenda − et d’entamer leur exécution proprement dite. À chaque tâche correspondra un événement dans le calendrier à l’exception, on le verra, de tâches courtes qui seront intégrés dans un événement générique. En conséquence, on obtient, grosso modo, ce schéma.

Élément central du dispositif, le gestionnaire des tâches n’a en réalité pas qu’un rôle technique : il sert également à limiter la « charge cognitive » de mémorisation des tâches à réaliser. Avoir le réflexe d’y noter ses tâches, même celles qui peuvent sembler les plus insignifiante (scanner un document, photocopier une page…), c’est libérer son esprit de celles-ci. En outre, y inscrire de nombreuses tâches signifie aussi « cocher » beaucoup de tâches (les marquer comme « terminées »), et ainsi avoir la satisfaction de voir son travail avancer.

Ce que ne montre pas le schéma, c’est l’utilisation massive de la fonctionnalité « Catégories », quasiment omniprésente et indispensable tant pour les aspects de distinction de la nature des tâches, que pour ceux relatifs au suivi de l’activité. Si l’utilisation d’une telle fonctionnalité ne possède pas de difficulté technique particulière, elle nécessite tout de même (i) d’acquérir un caractère quasi systématique et automatique, ce en quoi les actions rapides et les règles vont nous aider et (ii) d’être suffisamment bien pensées en amont pour être véritablement utiles.

Alimenter et organiser le gestionnaire des tâches

Les catégories principales

J’utilise trois types de catégories. La première est la plus importante : c’est celle qui détermine quel type d’action il me faut réaliser pour une tâche donnée. Toutes les tâches sont donc nécessairement catégorisées par l’une des catégories suivantes (je reviendrai plus tard sur les deux autres types de catégories) :

  • 1 – Important
  • 2 – Répondre
  • 3 – À faire
  • 4 – En attente
  • 5 – À lire
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Liste des 5 catégories principales

Le fait de les numéroter a un double utilité : gérer facilement l’affichage des tâches par catégories dans l’ordre souhaité et faire correspondre chaque catégorie à un raccourci clavier employant le chiffre idoine, pour une application rapide de la catégorie à un courriel. Il appartient à chacun d’identifier les catégories les plus pertinentes pour son activité. À titre d’exemple, pour une collègue assistante, l’essentiel de ses tâches consiste à répondre à des courriels : la distinction entre « Répondre » et « À faire » n’est donc pas la plus pertinente. Pour ma part, j’utilise « Répondre » quand la réponse à un courriel constitue l’essentiel de la tâche (c’est-à-dire que celle-ci ne nécessite pas de travail en amont) et « À faire » lorsqu’au contraire un travail personnel nécessite d’être réalisé. Si la lecture d’un document est indispensable pour une tâche, alors je l’étiquette « À faire » ; je réserve en effet la catégorie « À lire » pour les documents de moindre importance (les liens qu’on m’envoie en me disant « tiens, ça peut t’intéresser ! »), et ceux qui n’ont pas d’utilité direct pour les tâches en cours. Enfin, la catégorie « En attente » est réservée aux courriels dont je suis l’expéditeur, et qui nécessitent un retour de la part de mon interlocuteur.

Je dois avouer que la première catégorie (« 1 – Important ») s’avère en réalité peu pertinente, et je ne l’utilise quasiment jamais. Elle ne représente pas un type d’activité, et finalement la gestion des tâches « importantes » apparaît pour moi davantage une question de planification que de typologie de tâches.

Appliquer une catégorie aux courriels

Source principale d’alimentation du gestionnaire de tâches, chaque courriel reçu − je dis bien chaque − subit l’un des traitements suivants :

  • Il est archivé sans catégorie (parce qu’il ne nécessite aucune action particulière, mais mérite d’être conservé)
  • Il est archivé et catégorisé
  • Il est supprimé

Il me faut faire ici un écart sur la gestion des mails. Ce n’est pas l’objet principal de ce billet, mais cette question est étroitement intriquée à celle qui nous concerne. Je pratique le « zero inbox » : ma boîte de réception contient un nombre très réduit de courriels, et ce nombre est à zéro en fin de journée. Je trouve qu’on gagne énormément en sérénité en procédant ainsi, parce qu’on n’a pas sans cesse sous les yeux une liste à rallonge qui nous fait culpabiliser ou qui nous décourage ! Cette approche a nécessité, en ce qui me concerne, 2 choses :

  • accepter l’idée de ne plus classer mes mails. Le rangement est très chronophage, souvent frustrant (un même courriel pouvant être rangé dans 2 dossiers différents, voire plus), et finalement pas utile : les outils de recherche d’Outlook me permettent sans problème de trouver précisément le message recherché. Les courriels sont donc soit archivés dans un dossier ayant pour nom l’année en cours, soit supprimés ;
  • distinguer la question « quel type d’activité ce courriel va-t-il générer ? » de la question « comment vais-je y répondre ? ». La première question est celle qui amène à choisir une des catégories précédemment décrites. Normalement, le choix est quasiment instantané. La seconde question est celle du « contenu » de la tâche, du travail effectif qui devra être produit.

Ce dernier point me paraît crucial. Mélanger les deux questions, c’est encombrer son esprit : les courriels s’enchaînent et portent sur des projets différents, il est très difficile alors de réfléchir efficacement à la façon dont il faut y répondre, au contenu de la tâche proprement dite. Cette activité n’a pas à être immédiate. À l’inverse, si la seule question qu’on se pose à la réception d’un mail est « quel type d’activité va-t-il générer », alors il est extrêmement rapide de le catégoriser et de l’archiver, pour seulement dans un second temps − un temps choisi − le traiter véritablement.

Revenons donc à la gestion des tâches générées par les courriels. Comme chacun d’entre eux subit l’un des trois traitements précédemment exposés, il est facile de simplifier et d’accélérer le process en utilisant les actions rapides d’Outlook. Celles-ci sont au nombre de 6 : une par catégorie, et 1 d’archivage sans catégorie.

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Les actions rapides : une par catégorie, et une pour archiver sans catégorie

Les actions rapides prennent le nom de la catégorie qu’elles appliquent. « Classer le message » est donc l’une des actions à réaliser, mais il y en a trois autres : archiver (déplacer dans un dossier), placer un indicateur de message et marquer comme lu.

L’action rapide « Archiver » ne comporte que 2 actions

 

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L’action rapide « Répondre » contient 4 actions

Je l’ai dit plus haut : une des utilités d’employer des numéros dans le titre des catégories − et dans le titre des actions rapides associées − est de faciliter l’emploi des raccourcis claviers. Comme on le voit sur la copie d’écran, à une action rapide est attribuée un raccourci clavier reprenant le numéro indiqué dans le champ « Nom ».

L’action rapide d’archivage se contente de déplacer le courriel dans le dossier idoine et de le marquer comme lu. Enfin, je rappelle qu’une autre action est la suppression, mais celle-ci n’a pas besoin de l’outil « Actions rapides ».

Au cours de ma formation, le formateur à employer l’acronyme TTC : je touche, je traite, je classe. Avec la procédure ici décrite, cela se fait donc en deux clics : un sur le courriel pour l’ouvrir, un second sur une action rapide pour le catégoriser (ou pas) et l’archiver (ou bien le supprimer). (Je précise au passage que cette méthode du TTC est censée devoir être appliquée également aux documents papiers !)

Le cas particulier des courriels en attente de réponse

Dernier point sur la catégorisation des courriels : la catégorie « 4 – En attente » est un peu particulière puisqu’elle concerne les courriels expédiés et non pas le flux de courriels entrant. Ici, l’envoi d’un mail qui nécessite un tel suivi oblige à se rendre dans la boîte des messages envoyés pour y exécuter l’action rapide « 4 – À suivre », action présentée sur la capture ci-dessous.

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Détail de l’action rapide « En attente »

Voici une astuce pour éviter cette manipulation, qui repose sur l’utilisation des règles de messages. Il s’agit en effet de créer une règle sur les messages sortant : celle-ci applique la catégorie « 4 – En attente » aux messages comportant un caractère spécial dans le corps du texte. Pour être pertinente, elle doit donc utiliser un caractère habituellement non employé. Pour ma part, la règle recherche le caractère « · » Lorsque le courriel que j’envoie ne nécessite pas de suivi, alors le numéro de téléphone de ma signature est écrit sous la forme « xx xx xx xx xx » ; à l’inverse, s’il nécessite un suivi, alors le numéro de téléphone prend la forme « xx·xx·xx·xx·xx ». C’est parfaitement invisible pour mon interlocuteur. Pour perfectionner encore le dispositif, il est aisé de créer une signature comportant ce caractère, et une autre ne le comportant pas. Il n’y a plus qu’à utiliser la bonne signature selon qu’un suivi est nécessaire ou pas.

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Détail de la règle appliquée sur les messages sortant nécessitant un suivi

Attention toutefois : demeure la nécessité d’« Assurer un suivi » (le drapeau rouge) sur le mail à envoyer (ce qui peut être fait au moment de sa rédaction, cf. capture). En effet, je ne parviens pas à réaliser cette action dans les règles automatiques…

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Lors de l’envoi d’un message devant être suivi, bien penser à cliquer sur le drapeau rouge

Organiser les tâches

Avec cette procédure qui consiste à supprimer ou à archiver un courriel − avec ou sans catégorisation − on se trouve avec un flux de courriels rapidement traité, et un gestionnaire de tâches alimenté par une des sources les plus importantes de tâches. Il faut désormais savoir se retrouver parmi celles-ci, et c’est bien entendu sur les catégories que nous allons nous appuyer pour produire un affichage efficace.

Travaillant sur un écran d’ordinateur portable (15 pouces), cet affichage est optimisé en ne présentant que 5 colonnes : la catégorie, « affecté à » (c’est le champ « À » d’un courriel), l’objet de la tâche (c’est-à-dire l’objet du mail lorsque la tâche provient d’un courriel), l’échéance et enfin l’indicateur de suivi, que j’utilise pour fixer l’échéance et indiquer la tâche comme terminée par un simple clic.

Les tâches sont regroupées par catégorie et triées par échéance. Les tâches terminées ne sont pas affichées. Voici ce que cela produit :

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Tâches catégorisées par type d’activité. Outlook autorise la modification fine de l’affichage de la liste des tâches

Concrètement, pour produire le résultat escompté, le plus simple est sans doute de partir de l’affichage « Liste des tâches » déjà intégré à Outlook, de le copier et d’en modifier la copie selon son bon vouloir.

Générer ses tâches depuis une autre source que les courriels

Toutes les tâches ne découlant pas de la réception des courriels, il faut bien sûr pouvoir en enregistrer de nouvelles autrement. J’ai deux procédures principales pour faire cela. La première consiste simplement à créer une tâche de la façon la plus évidente qui soit, dans Outlook. La seule manipulation que je dois penser à réaliser est, là encore, de catégoriser cette nouvelle tâche, par l’une des 5 catégories préalablement expliquées. Cependant, cette action basique de création d’une nouvelle tâche possède elle aussi un petit « raffinement » dont l’exposé complet sort du cadre de ce billet : utilisant le génial logiciel AutoHotKey, je me suis créé un raccourci clavier (touche Windows + t) qui ouvre la fenêtre de création d’une tâche, et ce quelque soit la fenêtre qui a le focus. La création d’une tâche est donc rapide, que je sois en train de surfer avec Firefox ou de composer un texte sous Word.

La seconde procédure consiste à créer une tâche depuis un autre outil de Microsoft, OneNote. Les tâches ne sont pas catégorisées et il faut donc penser à les « étiqueter » ultérieurement, dans Outlook. Néanmoins, pour qui utilise ce logiciel pour prendre ses notes (notamment en réunion), c’est une façon pratique et aisée de saisir de nouvelles tâches à la volée, sans basculer d’un logiciel à un autre, donc sans interrompre le flux de sa rédaction.

Un point que je n’aborderai pas ici est celui de la gestion des tâches depuis un smartphone (Android pour ma part) ; je me contenterai de mentionner que j’utilise l’application Nine (payante) qui est clairement la plus efficace et agréable à utiliser avec Exchange. Ceci dit, la tentative de maîtriser davantage mon temps (point abordé plus bas) m’incite de moins en moins à utiliser mon smartphone pour gérer mes mails et mes tâches, mais à réaliser ces actions quand je l’ai décidé, sur mon ordinateur.

Les autres types de catégories : suivi par projet et « time tracking »

Je l’ai mentionné plus haut, en plus du type principal de catégories définissant la nature des tâches à réaliser, j’emploie deux autres types de catégories.

L’une d’elle consiste à catégoriser la tâche en fonction du projet dans laquelle elle s’inscrit. Cela nécessite évidemment de créer autant de catégories qu’il y a de projets. Ici, je ne débute pas leur nom par un numéro, mais par « P – » (P comme projet…) Cette catégorisation n’est pas systématique. Dans une optique d’efficacité et, là encore, de sérénité, je ne me casse pas la tête. Ainsi :

  • je ne catégorise pas nécessairement toutes les tâches par une catégorie « P – ». Le sont celles qui ressortent sans ambiguïté d’un projet donné et où je n’ai aucune hésitation sur la catégorie à appliquer ;
  • je ne catégorise pas nécessairement tous les courriels archivés. J’ai quelques règles automatiques qui le font pour moi (à partir de mots-clefs simples, ou selon les contacts, certains étant nécessairement liés à un projet particulier) mais j’opte pour le principe selon lequel la recherche d’un courriel peut se passer d’une recherche par catégorie (les autres données − identité du contact, mots dans le sujet ou le corps du courriel, présence d’un fichier joint… − étant bien suffisantes pour retrouver un courriel recherché)

Quel est alors la plus-value d’une telle catégorisation ? C’est de permettre, dans l’outil « Tâches », un regroupement des tâches par projet : ainsi en un coup d’œil, je vois quel projet nécessite le plus d’activité, ce qui aide à planifier l’emploi du temps. La capture suivante présente l’affichage des tâches tel que je l’utilise au quotidien. Bien sûr, nombre de tâches sont en double (apparaissant à la fois sous une catégorie principale (numérotée) et sous une catégorie projet), mais cela n’est absolument pas dérangeant.

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Vue complète de ma liste de tâches, par catégories principales, et par catégories de projets

Je ne m’étendrai pas beaucoup sur le troisième type de catégorie utilisé. Simplement, celui-ci me sert « time tracker » mes activités. Les catégories débutent toutes par « T – » et correspondent aux catégories de suivi de temps telle que les a conçues la direction. Je ne les emploie pas pour catégoriser des tâches, mais des événements du calendrier. Le tout est ensuite transformé en fichier Excel.

Des tâches au planning

Dans cette partie, nous allons voir comment, une fois le gestionnaire des tâches alimentés, celui-ci permet de construire son planning. En fait, la présentation sera ici moins « informatique » que lors de la partie précédente. Il n’y a guère de « raffinement technique », l’opération consistant essentiellement à glisser une tâche vers l’outil calendrier pour la planifier au moment souhaité. Nous nous intéresserons plutôt à « l’esprit » avec lequel construire le planning.

Alimenter le planning depuis le gestionnaire de tâches

Je me répète, l’opération consiste simplement à glisser une tâche vers le calendrier. Mais en réalité, je suis loin de procéder ainsi avec toutes les tâches, pour la simple et bonne raison que certaines d’entre elles sont rapides à traiter, et ne nécessitent guère de réflexion. Les planifier prendrait quasiment plus de temps que de les exécuter ! De surcroît, l’outil calendrier n’est pas très pratique lorsqu’il s’agit d’afficher des événements très courts (à mes yeux, 15 minutes représente le strict minimum).

Donc, de trois choses l’une :

  • la tâche mérite d’être placée sur le calendrier, auquel cas elle y est glissée ;
  • la tâche ne mérite pas d’être placée sur le calendrier (elle est courte) mais s’intègre dans un projet nécessitant la réalisation d’autres tâches : un événement est alors manuellement créé, portant le nom dudit projet. Notre organisation des tâches par projet permet ensuite, le moment venu, de traiter les tâches les unes après les autres, sans risque d’en oublier ;
  • la tâche ne mérite pas d’être placée sur le calendrier, et elle ne relève pas d’un projet précis (ou bien le projet ne comporte pas encore la réalisation d’autres tâches) : elle sera alors exécutée dans un créneau que j’appelle « PMAT » pour « petites merdouilles à traiter » (je reprends cet acronyme directement de la formation que j’ai suivie sur la gestion du temps).
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Pour créer un événement depuis une tâche, il suffit de la faire glisser sur l’icône calendrier

Tout ce que j’ai décrit jusqu’ici demeure au simple niveau de la pratique technique. C’est utile, une telle méthodologie simplifie la vie, mais ça n’aurait en réalité que peu d’intérêt si ça ne s’inscrivait pas dans une conception plus générale de ce que doit être la gestion du temps et des tâches. C’est l’objet de cette dernière partie… qui aurait pu être la première !

Tenter de redevenir maître de son temps

Je ne vais pas m’appesantir sur un phénomène qu’on est nombreux à connaître : l’impression − et parfois la réalité ! − d’être sur-sollicité, surbooké, de travailler sans cesse dans l’urgence. Clairement, ce n’est pas une meilleure utilisation d’Outlook (ou de tout autre logiciel) qui réglera entièrement le problème… mais ça peut, un peu, l’alléger, surtout qu’il existe quelques bonnes pratiques à adopter, pas difficiles à mettre en œuvre, et qui sont susceptibles de fournir une véritable aide.

Parmi celles-ci, l’une des plus importantes à mes yeux est la suppression des sollicitation de type « notifications ». Lorsqu’on prend un peu de recul, on peut finalement trouver cela assez hallucinant qu’un logiciel, une application − que ce soit Outlook, Facebook, son client Mastodon ou Twitter − vienne perturber notre activité en cours. En prenant ce recul, je réalise que la notification devrait être l’exception, et sûrement pas la règle. Ce devrait être une fonctionnalité désactivée par défaut. Il ne s’agit pas de défendre un discours anti outils numériques ; au contraire, il s’agit de les apprécier à nouveau en considérant que ce ne sont pas à eux de s’imposer à nous, qu’il faut réapprendre à les maîtriser !

Travailler hors connexion

Outre la suppression des notifications sur le smartphone (quel soulagement !), il y a un truc tout bête à faire avec Outlook : passer en mode hors connexion ! Ne plus recevoir de courriels, c’est pouvoir traiter ses tâches sans être dérangé. Personnellement, j’ai même ajouté le bouton « Travailler hors connexion » dans la barre rapide du logiciel. Sauf très rares exceptions, la réactivité à la seconde n’est d’aucune utilité, d’aucune pertinence. On a le droit de prendre son temps avant de répondre à un courriel, et on a même le droit de ne pas en prendre connaissance de l’arrivée de nouveaux courriels dans la seconde.

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Un bouton de déconnexion rapidement accessible !

Planifier la gestion des courriels

Le corollaire, c’est que la gestion des courriels entrants (par « gestion » j’entends le fait de les catégoriser comme vu plus haut, pas d’y répondre) n’est plus une « tâche de fond » : elle devient une tâche à part entière, à placer dans son planning. De mon côté, c’est un événement que je nomme simplement « Inbox ».

Chacun le place évidemment comme il l’entend dans son planning. Cependant, j’entends ou lis souvent les conseils suivants :

  • il n’est pas utile d’avoir plus de 2 ou 3 événements « gestion des courriels entrants » par jour ;
  • il n’est pas pertinent de commencer sa journée de travail par cet événement (c’est prendre le risque de se disperser et de se déconcentrer), mais plutôt de faire une première gestion de l’inbox à la mi-matinée ;
  • une fois la journée de travail terminée, on ne regarde pas ses mails sur son smartphone 😉

Sur ce dernier point, outre la suppression des notifications sur mon smartphone, je dois ajouter que j’ai même désactivé le relevé automatique des courriels (en push ou régulier) : les quelques fois où je souhaite consulter mes nouveaux courriels, je fais une mise à jour manuelle.

La durée à consacrer à cette tâche dépend de beaucoup de facteurs : activité en cours (certains moments de l’année sont bien plus calmes que d’autres), nombre de plages prévues dans la journée, etc. A priori, je dirais que, si on se limite vraiment à la catégorisation/archivage des courriels et non pas à leur traitement de fond, une quinzaine de minutes par plage doit suffire.

Planifier… sa planification

Autre point d’importance : considérer que la gestion du planning est une tâche en soi. Une tâche récurrente évidemment, et qui à ce titre ne mérite pas de figurer dans le gestionnaire des tâches, mais qui mérite de figurer dans le planning lui-même. Ma pratique correspond à ce qui est généralement considérer comme la bonne pratique :

  • je termine ma journée de travail par cette tâche de programmation du planning. Je planifie donc une journée, la veille en fin de journée. J’insiste : cette tâche apparaît comme telle dans mon calendrier (sous l’intitulé « planification quotidienne »). C’est donc à ce moment là que je crée des événements soit ex nihilo, soit depuis le gestionnaire des tâches, en les faisant glisser sur l’icône calendrier ;
  • je termine ma semaine de travail (vendredi soir) en programmant la semaine à venir. C’est une programmation « à la louche », qui sera affinée ensuite (lors de la planification quotidienne).

L’événement « planification quotidienne », à une durée d’une quinzaine de minutes. L’événement « planification hebdomadaire », plutôt 20 ou 30 minutes.

Deux effets positifs, inattendus, de cette façon de faire sont apparus. D’une part, psychologiquement si j’ose dire, cela qualifie ces tâches de planification pour ce qu’elles sont véritablement : du travail. Ce n’est plus une activité faite à la va vite, une fois que la journée est finie, mais bien une activité qui fait partie intégrante de la journée de travail. D’autre part, plus concrètement, cela m’incite à moins déborder mon emploi du temps, et donc à rentrer chez moi à des heures plus « convenables », car l’exécution de la tâche « planification », elle-même programmée, signifie la fin de la journée !

Planifier ses réunions, mais aussi les activités annexes

Placer des réunions dans le calendrier est une pratique basique, évidente, dans la tenue d’un agenda. Ce qui l’est peut-être un peu moins est de systématiser deux événements annexes :

  • la préparation d’une réunion. Deux possibilités :
    • je ne suis pas l’organisateur de la réunion : je prévois alors un créneau d’une trentaine de minutes en amont de la réunion, souvent juste avant celle-ci. C’est un temps consacré à me replonger dans le dossier, à faire le point sur les derniers échanges, à me renseigner sur des interlocuteurs pas encore connus
    • je suis organisateur de la réunion : il faut alors, le plus souvent, un créneau plus important (je compte généralement 1h) et fixé bien plus amont, typiquement une semaine avant. Il s’agit, ici, d’établir l’ordre du jour, de l’envoyer aux partenaires, etc.
  • la phase post-réunion :
    • si je ne suis pas organisateur, je compte une demi-heure pour mettre mes notes au propre, inscrire les nouvelles tâches dans le gestionnaire… J’essaie de faire cela immédiatement après la réunion
    • si je suis organisateur, je compte une heure pour la rédaction complète d’un compte rendu, son envoi, l’inscription des nouvelles tâches… Là encore, immédiatement après la réunion, ou le lendemain (c’est fou toute l’information perdue lorsqu’on attend trop longtemps…)

La plupart du temps, un événement « réunion » se trouve ainsi pris en sandwich entre ces deux activités.

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Un exemple (un peu flou…) de réunion entouré des événements pré et post rendez-vous

Planifier ses déplacements

Ça frise le bon sens, mais c’est pourtant une pratique que je ne réalisais pas systématiquement. Chaque rendez-vous à l’extérieur est précédé et suivi du temps de déplacement, qui fait donc l’objet d’événements à part entière. On se retrouve donc, ici aussi, avec un événement principal « pris en sandwich » avec deux événements annexes.

Cette pratique est utile pour soi (cela peut servir d’alarme pour éviter d’être en retard) mais également pour les collègues : en observant le calendrier, ils détectent plus facilement les moments où on est disponible ou pas.

Planifier l’implanifiable

Une des sources de stress, génératrice de l’impression d’être débordé et de ne pas maîtriser son temps, ce sont les imprévus. En limitant voire en coupant les notifications, en se réservant quelques plages bien identifiées pour gérer ses courriels, ceux-ci sont déjà réduits ; ou plutôt, ils intègrent le flux courant de l’activité et leur gestion est planifiée, contrôlée.

Il n’empêche : certains imprévus demeurent (un coup de fil, une sollicitation de son chef ou d’un collègue…), et une part d’entre eux peut nécessiter une réaction quasi immédiate. Selon le formateur que j’ai rencontré, la part d’imprévu varie de 10% à 80% selon les métiers. Un·e assistant·e de direction, dont l’une des fonctions est de gérer courriels et appels, et beaucoup plus susceptible de faire face à l’imprévu qu’un·e gestionnaire. C’est à chacun d’évaluer cela ; et bien sûr, c’est également très variable selon la période de l’année… Pour moi, c’est environ un tiers de mon temps.

Toujours est-il que la stratégie à adopter est la même dans tous les cas : il faut planifier l’imprévisible. Concrètement, il s’agit, lors du travail de planification quotidienne (cf. plus haut) de réserver des plages où l’événement est clairement indiqué comme « gestion de l’imprévu ». Perso, je place ces plages après la gestion des courriels entrants (puisqu’ils sont susceptibles de produire de l’imprévu…) Il semble également pertinent d’en placer après de longues réunions : ce sont des moment durant lesquels on n’est pas censé être dérangé par autre chose, et c’est donc à l’issue de celles-ci qu’on est susceptible de prendre connaissance des appels manqués, des post-it laissés sur le bureau…

Un point crucial pour que cette technique de gestion des imprévus fonctionne est de ne pas considérer l’événement associé comme du temps libre. C’est un vrai temps occupé, qu’on ne doit faire sauter − pour fixer une réunion par exemple − qu’en dernier recours, si aucun autre créneau n’est disponible.

Dans le cas où aucun imprévu n’est survenu, ou bien si la plage réservée à leur traitement apparaît finalement trop importante, il n’est alors pas difficile de glisser les événements suivants sur le calendrier pour les avancer, ou de traiter une autre tâche. (Pour des raisons de time tracking préalablement exposé, je modifie après coup ces plages pour qualifier l’activité réelle et la rattacher à une catégorie « T – ».)

Planifier les trucs chiants

Dernière astuce pratique. On l’a déjà évoqué, mais certaines tâches ne ressortent pas d’une catégorie « projet » particulière. On y trouve tout type d’activités, souvent de courte durée (pas toujours !), qu’on rechigne à faire, et qui favorise la procrastination. Personnellement, je place la rédaction de mes ordres de mission, le remplissage de mes notes de frais, ou même le fait de ranger des documents papiers dans cette catégorie. Comme elles méritent rarement un événement à part entière dans le calendrier, l’astuce consiste donc à créer un événement dont j’ai déjà dévoilé l’acronyme : PMAT, pour petites merdouilles à traiter. Quotidien, cet événement peut durer d’un quart d’heure à plus d’une heure, selon les besoins.

Là encore, l’effet produit par l’inscription à l’agenda d’un tel événement est de reconnaître le caractère plein et entier du travail à produire. Ne pas le reconnaître, c’est prendre le risque de réaliser ces tâches dans les interstices des autres événements, pour finalement empiéter sur ceux-ci : ce serait alors la meilleure façon de se surcharger…

Conclusion

Si vous pouvez tirer quelque bénéfice de cette « méthodologie », tant mieux ! Il me faut cependant être honnête : je ne suis pas un robot qui en applique chaque règle sans écart, il me m’arrive de ne pas respecter exactement les activités que je m’étais fixée dans mon agenda ! Il n’empêche, cela me fournit un cadre général permettant de gagner en sérénité (oui, c’est la 67e fois que j’emploie ce terme) et en efficacité (32e fois), dans la mesure où le recours systématique au gestionnaire des tâches et à la planification limite très fortement ces moments de tergiversations où l’on hésite sur la tâche à traiter, le dossier à travailler.

Il n’est absolument pas exclu que je la modifie, l’affine, la perfectionne au fur et à mesure − et peut-être cela fera-t-il l’objet de nouveaux billets. Je suis également très preneur d’astuces, conseils et remarques, donc n’hésitez pas à commenter ce billet ou à échanger avec moi sur Mastodon.

 

jln

 

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